Business analist Defdoc 36u/w
Volgnummer: 85448
Publicatiedatum: 01-04-2025
Locatie: 'S-GRAVENHAGE
Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 07-04-2025 - 07-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 02-04-2025
Team/omgeving/afdeling
Binnen RvIHH kom je terecht bij de Afdeling Advies waar je met je collega Informatieadviseurs adviesdiensten omtrent IHH verleent aan opdrachtgevers binnen het Rijk. Je bent onderdeel van de I-adviespool waardoor je kunt sparren met collega’s over vraagstukken die je tegenkomt binnen jouw opdracht. Hoofdtaak 1 (HT1) van het ministerie van Defensie is: het beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten. De doelen en acties van Defensie Open op Orde (DOO) leveren een bijdrage aan HT1. Want DOO maakt van informatie onze kracht door het fundament voor een gezaghebbende informatiepositie te realiseren. Uit deze single source of truth moet iedereen vol vertrouwen kunnen putten om die informatie in meerdere contexten toe te passen: operationeel/militair, politiek/bestuurlijk en maatschappelijk. Defensie Open op Orde draait om het verbeteren van de informatiehuishouding, de informatieverstrekking, signaalherkenning en het informatievakmanschap van medewerkers. Informatie moet bruikbaar en vindbaar zijn. Zo vergroot Defensie haar wendbaarheid en versterkt ze zowel haar commandovoering als bedrijfsvoering. Daarnaast helpt een betere informatiehuishouding om transparanter te zijn. Defensie wil transparant zijn waar dat kan, en investeert daarom in het voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (Woo). Defensie stimuleert het intern en extern delen van niet-vertrouwelijke informatie. Hierbij is oog voor wat er leeft, en zorgen we voor goed contact met elkaar en onze omgeving. Er wordt geïnvesteerd in IT-systemen en het informatie-vakmanschap van medewerkers om deze manier van werken te faciliteren. Hierdoor kunnen beslissingen worden genomen op basis van de beste en meest actuele informatie, én wordt de informatievoorziening aan het parlement en de samenleving beter.
Project
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2028) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem. De implementatie bij verschillende Defensieonderdelen is in volle gang voor de komende 2-3 jaar.
Het project is opgebouwd langs vier sporen:
• Realisatie IT-voorziening.
• Implementatie bij de beheerorganisatie van JIVC/Informatiebeheer.
• Implementatie binnen de Bestuursstaf (afgerond).
• Implementatie Defensiebreed.
De Business Analist gaat met meerdere business analisten aan de slag in één van de implementatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers). De looptijd van een hoofdproject is ten minste één jaar.
Opdrachtomschrijving
De werkzaamheden vinden plaats binnen het landelijke IT-implementatieproject DefDoc, een document- en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) dat binnen Defensie breed wordt uitgerold. De informatieadviseur of business analist werkt op het snijvlak van techniek, gebruikersadoptie, procesverbetering en verandercommunicatie. De kandidaat ondersteunt organisatieonderdelen bij de voorbereiding, acceptatie en ingebruikname van het systeem en werkt hierbij nauw samen met technische en functionele teams, zoals JIVC, IV-organisaties en functioneel beheer. Het gaat nadrukkelijk om een opdracht binnen een IT-context, waarin communicatie, opleiding en veranderaanpak ondersteunend zijn aan de implementatie van een ICT-systeem.
De hoofdtaken bestaan bijvoorbeeld uit:
•
• (Mede-)opstellen van plannen van aanpak, implementatie- en veranderplannen.
• Ophalen en analyseren van wensen & eisen bij directies ten aanzien van informatiebehoeften.
• Het uitwerken & documenteren van wensen & eisen en deze vertalen naar nieuwe processen en werkwijzes.
• Faciliteren van workshop, presentaties en trainingen.
• Ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap).
• Ondersteunen van de transformatie.
• Testen van nieuwe functionaliteiten.
• Uitwerken van user stories.
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler.
• Kandidaat beheerst Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift.
• Algehele ondersteuning aan het programmamanagement.
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als businessanalist. (aantoonbaar in CV).
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met veranderof implementatietrajecten. (aantoonbaar in CV).
Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van medewerkers bij procesveranderingen of het vergroten van bewustwording rond informatiehuishouding. (aantoonbaar in CV).
Kandidaat is beschikbaar om minimaal twee dagen per week op locatie in Den Haag of elders in het land te werken. (aantoonbaar in offerte).
Wensen:
Mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met informatiehuishouding, informatiemanagement en verandercommunicatie.
Mate waarin de kandidaat aantoonbaar ervaring heeft met het begeleiden van workshops, trainingen of verandersessies.
Mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde communicatieve vaardigheden, proactiviteit en organisatiesensitiviteit.
Ervaring met projectmatig werken en methodieken zoals Lean, Agile of vergelijkbaar (certificering is een pré, geen harde eis). Solliciteer nu!
Duur: 07-04-2025 - 07-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 02-04-2025
Team/omgeving/afdeling
Binnen RvIHH kom je terecht bij de Afdeling Advies waar je met je collega Informatieadviseurs adviesdiensten omtrent IHH verleent aan opdrachtgevers binnen het Rijk. Je bent onderdeel van de I-adviespool waardoor je kunt sparren met collega’s over vraagstukken die je tegenkomt binnen jouw opdracht. Hoofdtaak 1 (HT1) van het ministerie van Defensie is: het beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten. De doelen en acties van Defensie Open op Orde (DOO) leveren een bijdrage aan HT1. Want DOO maakt van informatie onze kracht door het fundament voor een gezaghebbende informatiepositie te realiseren. Uit deze single source of truth moet iedereen vol vertrouwen kunnen putten om die informatie in meerdere contexten toe te passen: operationeel/militair, politiek/bestuurlijk en maatschappelijk. Defensie Open op Orde draait om het verbeteren van de informatiehuishouding, de informatieverstrekking, signaalherkenning en het informatievakmanschap van medewerkers. Informatie moet bruikbaar en vindbaar zijn. Zo vergroot Defensie haar wendbaarheid en versterkt ze zowel haar commandovoering als bedrijfsvoering. Daarnaast helpt een betere informatiehuishouding om transparanter te zijn. Defensie wil transparant zijn waar dat kan, en investeert daarom in het voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (Woo). Defensie stimuleert het intern en extern delen van niet-vertrouwelijke informatie. Hierbij is oog voor wat er leeft, en zorgen we voor goed contact met elkaar en onze omgeving. Er wordt geïnvesteerd in IT-systemen en het informatie-vakmanschap van medewerkers om deze manier van werken te faciliteren. Hierdoor kunnen beslissingen worden genomen op basis van de beste en meest actuele informatie, én wordt de informatievoorziening aan het parlement en de samenleving beter.
Project
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2028) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem. De implementatie bij verschillende Defensieonderdelen is in volle gang voor de komende 2-3 jaar.
Het project is opgebouwd langs vier sporen:
• Realisatie IT-voorziening.
• Implementatie bij de beheerorganisatie van JIVC/Informatiebeheer.
• Implementatie binnen de Bestuursstaf (afgerond).
• Implementatie Defensiebreed.
De Business Analist gaat met meerdere business analisten aan de slag in één van de implementatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers). De looptijd van een hoofdproject is ten minste één jaar.
Opdrachtomschrijving
De werkzaamheden vinden plaats binnen het landelijke IT-implementatieproject DefDoc, een document- en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) dat binnen Defensie breed wordt uitgerold. De informatieadviseur of business analist werkt op het snijvlak van techniek, gebruikersadoptie, procesverbetering en verandercommunicatie. De kandidaat ondersteunt organisatieonderdelen bij de voorbereiding, acceptatie en ingebruikname van het systeem en werkt hierbij nauw samen met technische en functionele teams, zoals JIVC, IV-organisaties en functioneel beheer. Het gaat nadrukkelijk om een opdracht binnen een IT-context, waarin communicatie, opleiding en veranderaanpak ondersteunend zijn aan de implementatie van een ICT-systeem.
De hoofdtaken bestaan bijvoorbeeld uit:
•
• (Mede-)opstellen van plannen van aanpak, implementatie- en veranderplannen.
• Ophalen en analyseren van wensen & eisen bij directies ten aanzien van informatiebehoeften.
• Het uitwerken & documenteren van wensen & eisen en deze vertalen naar nieuwe processen en werkwijzes.
• Faciliteren van workshop, presentaties en trainingen.
• Ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap).
• Ondersteunen van de transformatie.
• Testen van nieuwe functionaliteiten.
• Uitwerken van user stories.
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler.
• Kandidaat beheerst Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift.
• Algehele ondersteuning aan het programmamanagement.
Functie-eisen:
Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als businessanalist. (aantoonbaar in CV).
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met veranderof implementatietrajecten. (aantoonbaar in CV).
Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van medewerkers bij procesveranderingen of het vergroten van bewustwording rond informatiehuishouding. (aantoonbaar in CV).
Kandidaat is beschikbaar om minimaal twee dagen per week op locatie in Den Haag of elders in het land te werken. (aantoonbaar in offerte).
Wensen:
Mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met informatiehuishouding, informatiemanagement en verandercommunicatie.
Mate waarin de kandidaat aantoonbaar ervaring heeft met het begeleiden van workshops, trainingen of verandersessies.
Mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde communicatieve vaardigheden, proactiviteit en organisatiesensitiviteit.
Ervaring met projectmatig werken en methodieken zoals Lean, Agile of vergelijkbaar (certificering is een pré, geen harde eis). Solliciteer nu!