Programma Ondersteuner Strategische Huisvesting 36u/w
Volgnummer: 72793
Publicatiedatum: 17-10-2024
Locatie: AMSTERDAM
Standplaats: AMSTERDAM
Duur: zsm - 14-11-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 29-10-2024
Organisatie:
Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische
huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten
integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op
zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting.
Functieomschrijving
Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam. Je voert zowel ondersteunende secretariële, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit.
Secretariële taken
• Archiveren
• Voorbereiding van vergaderingen
• Verzorgen van schriftelijke correspondentie
• Bewaken van de voortgang van informatiestromen
• Onderhouden van administratieve procedures
• Relaties te woord staan, informatie verstrekken en doorverwijzen
Facilitaire taken
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
• Wat daarvoor en daarbij nodig is
Dagelijkse werkzaamheden
• Agendabeheer/Plannen afspraken
• Ruimtes reserveren
• Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden
• Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie
• Het beheren van het Teams kanaal/SharePoint archief van het SHT
• Verzorgen van communicatie uitingen (flyers/poster/intranet meldingen)
• Het afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden
• Ondersteunen van de programma/projectmanagers
• Projectondersteuning SHT
• Uitvoeren van inventarisatiewerkzaamheden
• Bijdragen aan programma invulling
• Meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg
Werktijden
Kantoor/Thuis werken = 75%/25%, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn. We werken op de locaties Hoofdkantoor en Spaklerweg.
Functie-eisen:
Onderstaande eisen zijn harde eisen. Wanneer niet aantoonbaar wordt de offerte terzijde
gelegd. Competenties en opleidingsniveau zullen worden getoetst tijdens het match
gesprek.
• Minimaal afgeronde relevante opleiding op MBO niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar
• Kennis van Microsoft Office, Excel, Sharepoint, Outlook, MS Teams
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
De kandidaat dient te beschikken over de volgende competenties:
1. verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het team bemaling.
2. duidelijk communiceren: goed je eigen menig kunnen onderbouwen met heldere argumenten.
3. leiderschap: doelmatig ,resultaatgericht zijn, kunnen overtuigen en klantgericht werken.
4. innovatief: Innovatief zijn, ideeën verbeteren en probleemoplossend werken?
5. Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
6. Stressbestendig. je bent in staat om onder tijdsdruk te kunnen werken en je kunt goed schakelen.
7. Analytisch; In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
Deze competenties worden getoetst in een gesprek.
Wensen:
• Opleiding management ondersteuning en/of Programma
• Ervaring met/in gebouwbeheer en huisvesting (40 punten)
• In bezit rijbewijs B (10 punten)
• Ervaring met werken bij een (semi) overheid (10 punten) Solliciteer nu!
Duur: zsm - 14-11-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 29-10-2024
Organisatie:
Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische
huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten
integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op
zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting.
Functieomschrijving
Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam. Je voert zowel ondersteunende secretariële, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit.
Secretariële taken
• Archiveren
• Voorbereiding van vergaderingen
• Verzorgen van schriftelijke correspondentie
• Bewaken van de voortgang van informatiestromen
• Onderhouden van administratieve procedures
• Relaties te woord staan, informatie verstrekken en doorverwijzen
Facilitaire taken
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
• Wat daarvoor en daarbij nodig is
Dagelijkse werkzaamheden
• Agendabeheer/Plannen afspraken
• Ruimtes reserveren
• Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden
• Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie
• Het beheren van het Teams kanaal/SharePoint archief van het SHT
• Verzorgen van communicatie uitingen (flyers/poster/intranet meldingen)
• Het afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden
• Ondersteunen van de programma/projectmanagers
• Projectondersteuning SHT
• Uitvoeren van inventarisatiewerkzaamheden
• Bijdragen aan programma invulling
• Meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg
Werktijden
Kantoor/Thuis werken = 75%/25%, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn. We werken op de locaties Hoofdkantoor en Spaklerweg.
Functie-eisen:
Onderstaande eisen zijn harde eisen. Wanneer niet aantoonbaar wordt de offerte terzijde
gelegd. Competenties en opleidingsniveau zullen worden getoetst tijdens het match
gesprek.
• Minimaal afgeronde relevante opleiding op MBO niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar
• Kennis van Microsoft Office, Excel, Sharepoint, Outlook, MS Teams
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
De kandidaat dient te beschikken over de volgende competenties:
1. verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het team bemaling.
2. duidelijk communiceren: goed je eigen menig kunnen onderbouwen met heldere argumenten.
3. leiderschap: doelmatig ,resultaatgericht zijn, kunnen overtuigen en klantgericht werken.
4. innovatief: Innovatief zijn, ideeën verbeteren en probleemoplossend werken?
5. Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
6. Stressbestendig. je bent in staat om onder tijdsdruk te kunnen werken en je kunt goed schakelen.
7. Analytisch; In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
Deze competenties worden getoetst in een gesprek.
Wensen:
• Opleiding management ondersteuning en/of Programma
• Ervaring met/in gebouwbeheer en huisvesting (40 punten)
• In bezit rijbewijs B (10 punten)
• Ervaring met werken bij een (semi) overheid (10 punten) Solliciteer nu!