Bestuurssecretaresse 32u/w
Volgnummer: 71679
Publicatiedatum: 20-09-2024
Locatie: BILTHOVEN
Standplaats: BILTHOVEN
Duur: 03-10-2024 - 03-01-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 24-09-2024
Organisatie:
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.
Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie https://debilt.nl/bestuur-en-organisatie/onze-organisatie/.
Opdracht
Eén van onze collega’s maakt in oktober een mooie reis en een andere collega mag verhuizen naar haar nieuwe huis. Daarnaast nemen wij afscheid van onze burgemeester en hopen wij medio oktober een waarnemend burgemeester te verwelkomen. Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega en daarvoor staat nu een vacature uit. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuursondersteuning.
Wat ga je doen?
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.
Wat neem je mee?
Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.
Functie-eisen:
Uiterlijk beschikbaar per 3 oktober 2024 voor minimaal 24 uur per week;
Een afgeronde opleiding op minimaal MBO+ niveau in de richting van directieen/of managementondersteuning;
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur;
Wensen:
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie; (15 punten)
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur; (20 punten)
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente; (25 punten)
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (omschrijf duidelijk in het cv); (25 punten)
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet. Solliciteer nu!
Duur: 03-10-2024 - 03-01-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 24-09-2024
Organisatie:
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.
Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie https://debilt.nl/bestuur-en-organisatie/onze-organisatie/.
Opdracht
Eén van onze collega’s maakt in oktober een mooie reis en een andere collega mag verhuizen naar haar nieuwe huis. Daarnaast nemen wij afscheid van onze burgemeester en hopen wij medio oktober een waarnemend burgemeester te verwelkomen. Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega en daarvoor staat nu een vacature uit. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuursondersteuning.
Wat ga je doen?
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.
Wat neem je mee?
Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.
Functie-eisen:
Uiterlijk beschikbaar per 3 oktober 2024 voor minimaal 24 uur per week;
Een afgeronde opleiding op minimaal MBO+ niveau in de richting van directieen/of managementondersteuning;
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur;
Wensen:
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie; (15 punten)
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur; (20 punten)
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente; (25 punten)
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (omschrijf duidelijk in het cv); (25 punten)
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet. Solliciteer nu!