Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist 36u/w
Volgnummer: 140778
Publicatiedatum: 30-10-2026
Locatie: 'S-GRAVENHAGE
Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 04-01-2027 - 04-01-2028
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 20-11-2026
Organisatie:
Domein I&A
PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma
met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en
bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie
hoofdaandachtsgebieden:
• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde
brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen
en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en
informatie maken deel uitvan de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en
informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige
bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de
volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het
programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken
structureel in te richten en te borgen.
De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis
voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.
Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de
genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht
en inzet nodig hebben.
In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties
ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het
technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële
succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie
hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier
wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties
maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen
voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn
voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij
noodzakelijke opleidingen.
Project Schoning & Migratie
Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht,
zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is
opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS)
ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een
recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als
archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.
Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte
systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document
management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares
moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna
kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden
overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op
basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is
ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de
aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd
in een draaiboek en een runbook per O-team.
Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal
deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams
binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS.
In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie.
Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te
archiveren documenten naar CALS overgebracht.
De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Hij of zij bewaakt dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Daarnaast bewaakt hij of zij dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord.
De informatiebeheer specialist is eigenaar van de inhoudelijke kant van de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Hij of zij toetst die regels aan de praktijk van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar dat nodig is, en zoekt de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie.
De informatiebeheer specialist is het inhoudelijke aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris en bereidt de verantwoording voor per migratie.
De informatiebeheer specialist levert onder andere de volgende resultaten:
•
• Per migratie getoetste producten:
•
• De scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS);
• Archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO;
• De identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste retentietermijnen;
• Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak.
• Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Business rules, schoningsregels en migratiescenario’s die volledig zijn toegepast en op basis van de migraties zijn getoetst en continue worden geoptimaliseerd.
• Richtlijnen voor de deschoningsaanpak, inclusief de uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
• Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001.
• Voorbereide verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, enzovoort.
• Vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem.
• Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel.
• Lessons learned op archiefinhoudelijk vlak, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek.
Vanuit informatiebeheer is een migratie geslaagd wanneer:
•
• De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• Onderhanden werk in de structuur van Teams staat en te archiveren informatie in de structuur van CALS;
• De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO;
• De vernietiging en de uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de audittrail.
Werkzaamheden
De informatiebeheer specialist:
•
• Toetst de producten per migratie op de momenten die in het runbook en het draaiboek zijn vastgelegd, en geeft daar het archiefinhoudelijke akkoord.
• Adviseert O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen.
• Beoordeelt en actualiseert de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s, en legt archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog.
• Signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen, en stelt een werkbare oplossing voor.
• Bewaakt de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van migraties.
• Werkt nauw samen met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de verdere integratie van de migratiestraat, om de naleving van de business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
• Werkt nauw samen met Informatiebeheer binnen PZH en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.
Functie-eisen:
G3.1 De kandidaat heeft minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie,
bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar
G3.2 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een
(semi-) overheidsorganisatie.
G3.3 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in het digitaliseren van
bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
G3.4 Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de actuele wet- en
regelgevingen rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen,
zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet, MDTO, als informatiebeheerspecialist
G3.5 Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) opdrachten bij een
(semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen tien (10) jaar waarin de kandidaat
ongestructureerde informatie (zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op
netwerkschijven) heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0005060’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde
Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ en apart bijgevoegd worden in
tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOG): De inschrijver zal in het geval dat deze de
opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
proces (61 + 62 + 63) Solliciteer nu!
Duur: 04-01-2027 - 04-01-2028
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 20-11-2026
Organisatie:
Domein I&A
PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma
met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en
bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie
hoofdaandachtsgebieden:
• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde
brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen
en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en
informatie maken deel uitvan de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en
informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige
bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de
volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het
programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken
structureel in te richten en te borgen.
De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis
voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.
Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de
genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht
en inzet nodig hebben.
In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties
ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het
technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële
succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie
hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier
wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties
maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen
voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn
voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij
noodzakelijke opleidingen.
Project Schoning & Migratie
Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht,
zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is
opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS)
ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een
recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als
archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.
Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte
systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document
management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares
moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna
kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden
overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op
basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is
ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de
aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd
in een draaiboek en een runbook per O-team.
Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal
deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams
binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS.
In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie.
Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te
archiveren documenten naar CALS overgebracht.
De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Hij of zij bewaakt dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Daarnaast bewaakt hij of zij dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord.
De informatiebeheer specialist is eigenaar van de inhoudelijke kant van de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Hij of zij toetst die regels aan de praktijk van de migraties, verrijkt de schoningsaanpak waar dat nodig is, en zoekt de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie.
De informatiebeheer specialist is het inhoudelijke aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris en bereidt de verantwoording voor per migratie.
De informatiebeheer specialist levert onder andere de volgende resultaten:
•
• Per migratie getoetste producten:
•
• De scheiding tussen onderhanden werk (M365 Teams) en archief (CALS);
• Archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO;
• De identificatie van te vernietigen documenten, met de juiste retentietermijnen;
• Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak.
• Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Business rules, schoningsregels en migratiescenario’s die volledig zijn toegepast en op basis van de migraties zijn getoetst en continue worden geoptimaliseerd.
• Richtlijnen voor de deschoningsaanpak, inclusief de uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
• Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001.
• Voorbereide verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, enzovoort.
• Vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem.
• Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel.
• Lessons learned op archiefinhoudelijk vlak, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek.
Vanuit informatiebeheer is een migratie geslaagd wanneer:
•
• De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• Onderhanden werk in de structuur van Teams staat en te archiveren informatie in de structuur van CALS;
• De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en MDTO;
• De vernietiging en de uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de audittrail.
Werkzaamheden
De informatiebeheer specialist:
•
• Toetst de producten per migratie op de momenten die in het runbook en het draaiboek zijn vastgelegd, en geeft daar het archiefinhoudelijke akkoord.
• Adviseert O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen.
• Beoordeelt en actualiseert de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s, en legt archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog.
• Signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen, en stelt een werkbare oplossing voor.
• Bewaakt de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van migraties.
• Werkt nauw samen met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de verdere integratie van de migratiestraat, om de naleving van de business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
• Werkt nauw samen met Informatiebeheer binnen PZH en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.
Functie-eisen:
G3.1 De kandidaat heeft minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie,
bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar
G3.2 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een
(semi-) overheidsorganisatie.
G3.3 Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in het digitaliseren van
bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
G3.4 Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de actuele wet- en
regelgevingen rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen,
zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet, MDTO, als informatiebeheerspecialist
G3.5 Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) opdrachten bij een
(semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen tien (10) jaar waarin de kandidaat
ongestructureerde informatie (zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op
netwerkschijven) heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0005060’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde
Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ en apart bijgevoegd worden in
tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOG): De inschrijver zal in het geval dat deze de
opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
proces (61 + 62 + 63) Solliciteer nu!