Informatie Transitie Migratie Specialist 36u/w
Volgnummer: 140098
Publicatiedatum: 23-10-2026
Locatie: 'S-GRAVENHAGE
Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 04-01-2027 - 04-01-2028
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 13-11-2026
Organisatie:
Domein I&A
PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma
met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en
bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie
hoofdaandachtsgebieden:
• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde
brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen
en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en
informatie maken deel uitvan de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en
informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige
bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de
volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het
programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken
structureel in te richten en te borgen.
De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis
voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.
Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de
genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht
en inzet nodig hebben.
In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties
ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het
technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële
succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie
hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier
wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties
maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen
voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn
voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij
noodzakelijke opleidingen.
Project Schoning & Migratie
Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht,
zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is
opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS)
ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een
recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als
archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.
Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte
systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document
management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares
moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna
kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden
overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op
basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is
ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de
aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd
in een draaiboek en een runbook per O-team.
Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal
deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams
binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS.
In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie.
Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te
archiveren documenten naar CALS overgebracht.
Daar waar de migratiestraat ontwikkeld is binnen de voortbrenging zal de uitvoering van
de migratie onderdeel zijn van de business implementatie.
Omschrijving van de opdracht
De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met
nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie
per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde
implementatieteam.
De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de
scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast.
Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en
migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk.
De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor
het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatie-
workshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt
verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is
pas afgerond na acceptatie door het O-team.
De migratiespecialist levert per migratie onder andere de volgende resultaten voor de
bronomgevingen iDMS, SharePoint en fileshares:
• Pre-intake en intake fase:
• Transformatie en migratievoorbereiding:
• Migratie en schoning fase:
o migratie van onderhanden werk naar M365 Teams;
o migratie van te archiveren documenten naar CALS;
o identificatie van te vernietigen documenten;
o uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling;
o afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
• Nazorg en verantwoording fase:
• Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het
draaiboek en de business rules.
Een migratie is succesvol afgerond wanneer:
• de data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• de data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS;
• de metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende
uitgangspunten;
• het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.
Werkzaamheden
• Werkt nauw samen met het Business Implementatie team.
• Voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week
offsets.
• Bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.
• Begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rondomde transformatie en
verwerkt deze in de migratie.
• Configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de
logging.
• Past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert
waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.
• Handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.
• Draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten,
verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De
technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.
• Toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.
1.1 Programma van Eisen
Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere)
procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een
eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de
gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter
beoordeling van de opdrachtgever.
Geschiktheidseisen
Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of
meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd
en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.
• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de hierboven
aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 32-36 uren per week voor de
uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 04 Januari
2027 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
• G 2 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 110,00
en maximaal € 135,00 exclusief BTW inclusief alle overige kosten, zoals maar niet
beperkt tot reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels
opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de
navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier
Kwaliteit DOS-2026-0004877’:
• G3.1 Minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• G3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of
informatiebeheer specialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of
inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie, waarvan
minimaal één (1) jaar binnen een (semi-)overheid instantie met meer dan 2000
medewerkers.
• G3.3 Aantoonbare werkervaring met migratie-tooling voor documentmigraties.
• G3.4 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met document
management systemen.
• G3.5 Aantoonbare werkervaring binnen het toepassing van kwaliteits- en
compliance eisen voor documentigraties op basis van de laatste wetgevingen rond
informatiebeheer: Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001.
• G3.6 Aantoonbare werkervaring met Agile werken.
Inschrijvingseisen (vorm)
• I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0004877’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde
Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ en apart bijgevoegd worden in
tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
o Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
▪ Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
• proces (61 + 62 + 63)
1.2 EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding
PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)
-
variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is
conform onderstaande tabel:
Verhouding subgunningscriteria: Kwaliteit en Uurtarief
Subgunningscriteria Maximaal aantal punten
Kwaliteit 80 punten
Uurtarief 20 punten
Totaal 100 punten
De subgunningscriteria Kwaliteit en Prijs bestaan uit één of meerdere onderdelen.
Hoeveel punten er maximaal kunnen worden toegekend per onderdeel is in paragraaf
1.4 en 1.5 weergegeven.
1.3 Algemene beoordelingsprocedure
Beoordelingsteam
Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van
materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Een materiedeskundige is inhoudelijk
deskundig m.b.t. deze opdracht. De proceduredeskundige inkoopadviseur begeleidt dit
uitvraagtraject. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit drie (3) personen. De
proceduredeskundige beoordeelt het criterium Uurtarief, bepaalt of de Inschrijver aan
de gevraagde eisen voldoet (al dan niet met behulp van de materiedeskundige) en
begeleidt de procedure van deze uitvraag. De beoordeling geschiedt conform de
beoordelingsmethodiek zoals beschreven in de volgende paragrafen.
Beoordelingsprocedure
Na sluitingsdatum van de Inschrijving volgt de opening van de Inschrijvingen. Alleen
Inschrijvingen die tijdig zijn binnengekomen worden getoetst op compleetheid en
voldoen aan de gestelde eisen. Indien de inschrijving niet compleet is, kan de
opdrachtgever besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er wordt getoetst concreet
op:
1. ‘Invulformulier ‘Uurtarief DOS-2026-0004877’ ingevuld conform de gestelde
eisen;
2. ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877 ingevuld conform de gestelde
eisen;
3. of de kandidaat volgens het Invulformulier Kwaliteit DOS-202........ voldoet
aan de in deze uitvraag geformuleerde eisen (Programma van Eisen);
4. de akkoordbevestiging op de uitvraagdocumenten;
(door op het aanbestedingsplatform bij deze documenten een vinkje te
zetten bij “akkoordbevestiging”, verklaart de inschrijver dat deze zonder
voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de voorliggende Uitvraag en
alle bijbehorende bijlagen).
De inschrijvingen worden parallel aan deze toetsing aangeboden aan de
materiedeskundigen in het beoordelingsteam. De materiedeskundigen beoordelen
vervolgens ieder individueel de kwaliteitscriteria.
Na de individuele beoordeling door iedere materiedeskundige wordt in een
gezamenlijke vergadering de onderlinge verschillen in beoordeling besproken. De
definitieve score per subgunningscriteria wordt in consensus bepaald.
De score voor het criterium Kwaliteit wordt opgeteld bij de score voor het Uurtarief. Dit
bepaalt de uiteindelijke totaalscore voor de inschrijvingen
De 3 hoogst scorende inschrijvingen worden uitgenodigd voor een Verificatiegesprek.
Zie voor meer informatie over de Verificatiegesprekken paragraaf 2.
Alle inschrijvers met een geldige inschrijving worden gelijktijdig geïnformeerd over de
relevante scores en over de winnende inschrijving.
1.4 Subgunningscriterium Kwaliteit
Invulformulier Kwaliteit
- totaal aantal te behalen punten: 80 punten
Kandidaat toont aan dat deze voldoet aan de eisen en wensen door het overleggen van
een ingevuld ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’. In het Invulformulier
Kwaliteit wordt per onderdeel een toelichting gevraagd.
Om het Invulformulier Kwaliteit te kunnen verifiëren en om te beoordelen of de
werkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd dient de kandidaat relevante
referenties in het onderdeel Format Referentie relevante werkervaring in te vullen.
PZH behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de
gegadigde de referentieopdracht te verifiëren bij één (1) of meerdere referenties. De
informatie die hierbij wordt gegeven wordt in de beoordeling meegenomen.
Om een score toe te kennen aan de sub-subgunningscriteria Kwaliteit wordt volgende
waardering aangehouden:
Subgunningscriteria Kwaliteit en Beoordelingscriteria:
G1:
De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde implementatieteam. De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast. Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk.
De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatieworkshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is pas afgerond na acceptatie door het O-team.
De migratiespecialist levert per migratie onder andere de volgende resultaten voor de bronomgevingen iDMS, SharePoint en fileshares:
•
• Pre-intake en intake fase:
• Transformatie en migratievoorbereiding:
• Migratie en schoning fase:
•
• Migratie van onderhanden werk naar M365 Teams;
• Migratie van te archiveren documenten naar CALS;
• Identificatie van te vernietigen documenten;
• Uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling;
• Afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
• Nazorg en verantwoording fase:
• Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek en de business rules.
Een migratie is succesvol afgerond wanneer:
•
• De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• De data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS;
• De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende uitgangspunten;
• Het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.
Werkzaamheden
•
• Werkt nauw samen met het Business Implementatie team.
• Voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week offsets.
• Bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.
• Begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rondom de transformatie en verwerkt deze in de migratie.
• Configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de logging.
• Past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.
• Handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.
• Draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten, verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.
• Toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.
Functie-eisen:
G3.1 Minimaal een afgeronde HBO opleiding.
G3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of
informatiebeheer specialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of
inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie, waarvan
minimaal één (1) jaar binnen een (semi-)overheid instantie met meer dan 2000
medewerkers.
G3.3 Aantoonbare werkervaring met migratie-tooling voor documentmigraties.
G3.4 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met document
management systemen.
G3.5 Aantoonbare werkervaring binnen het toepassing van kwaliteits- en
compliance eisen voor documentigraties op basis van de laatste wetgevingen rond
informatiebeheer: Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001.
G3.6 Aantoonbare werkervaring met Agile werken.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0004877’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde
Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ en apart bijgevoegd worden in
tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
proces (61 + 62 + 63) Solliciteer nu!
Duur: 04-01-2027 - 04-01-2028
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 13-11-2026
Organisatie:
Domein I&A
PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma
met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en
bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie
hoofdaandachtsgebieden:
• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde
brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen
en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en
informatie maken deel uitvan de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en
informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige
bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de
volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het
programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken
structureel in te richten en te borgen.
De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis
voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.
Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de
genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht
en inzet nodig hebben.
In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties
ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het
technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële
succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie
hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier
wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties
maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen
voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn
voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij
noodzakelijke opleidingen.
Project Schoning & Migratie
Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht,
zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is
opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS)
ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een
recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als
archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.
Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte
systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document
management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares
moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna
kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden
overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op
basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is
ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de
aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd
in een draaiboek en een runbook per O-team.
Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal
deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams
binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS.
In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie.
Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te
archiveren documenten naar CALS overgebracht.
Daar waar de migratiestraat ontwikkeld is binnen de voortbrenging zal de uitvoering van
de migratie onderdeel zijn van de business implementatie.
Omschrijving van de opdracht
De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met
nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie
per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde
implementatieteam.
De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de
scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast.
Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en
migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk.
De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor
het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatie-
workshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt
verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is
pas afgerond na acceptatie door het O-team.
De migratiespecialist levert per migratie onder andere de volgende resultaten voor de
bronomgevingen iDMS, SharePoint en fileshares:
• Pre-intake en intake fase:
• Transformatie en migratievoorbereiding:
• Migratie en schoning fase:
o migratie van onderhanden werk naar M365 Teams;
o migratie van te archiveren documenten naar CALS;
o identificatie van te vernietigen documenten;
o uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling;
o afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
• Nazorg en verantwoording fase:
• Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het
draaiboek en de business rules.
Een migratie is succesvol afgerond wanneer:
• de data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• de data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS;
• de metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende
uitgangspunten;
• het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.
Werkzaamheden
• Werkt nauw samen met het Business Implementatie team.
• Voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week
offsets.
• Bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.
• Begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rondomde transformatie en
verwerkt deze in de migratie.
• Configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de
logging.
• Past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert
waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.
• Handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.
• Draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten,
verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De
technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.
• Toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.
1.1 Programma van Eisen
Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere)
procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een
eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de
gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter
beoordeling van de opdrachtgever.
Geschiktheidseisen
Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of
meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd
en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.
• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de hierboven
aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 32-36 uren per week voor de
uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 04 Januari
2027 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
• G 2 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 110,00
en maximaal € 135,00 exclusief BTW inclusief alle overige kosten, zoals maar niet
beperkt tot reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels
opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de
navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier
Kwaliteit DOS-2026-0004877’:
• G3.1 Minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• G3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of
informatiebeheer specialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of
inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie, waarvan
minimaal één (1) jaar binnen een (semi-)overheid instantie met meer dan 2000
medewerkers.
• G3.3 Aantoonbare werkervaring met migratie-tooling voor documentmigraties.
• G3.4 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met document
management systemen.
• G3.5 Aantoonbare werkervaring binnen het toepassing van kwaliteits- en
compliance eisen voor documentigraties op basis van de laatste wetgevingen rond
informatiebeheer: Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001.
• G3.6 Aantoonbare werkervaring met Agile werken.
Inschrijvingseisen (vorm)
• I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0004877’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde
Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ en apart bijgevoegd worden in
tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
o Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
▪ Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
• proces (61 + 62 + 63)
1.2 EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding
PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)
-
variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is
conform onderstaande tabel:
Verhouding subgunningscriteria: Kwaliteit en Uurtarief
Subgunningscriteria Maximaal aantal punten
Kwaliteit 80 punten
Uurtarief 20 punten
Totaal 100 punten
De subgunningscriteria Kwaliteit en Prijs bestaan uit één of meerdere onderdelen.
Hoeveel punten er maximaal kunnen worden toegekend per onderdeel is in paragraaf
1.4 en 1.5 weergegeven.
1.3 Algemene beoordelingsprocedure
Beoordelingsteam
Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van
materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Een materiedeskundige is inhoudelijk
deskundig m.b.t. deze opdracht. De proceduredeskundige inkoopadviseur begeleidt dit
uitvraagtraject. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit drie (3) personen. De
proceduredeskundige beoordeelt het criterium Uurtarief, bepaalt of de Inschrijver aan
de gevraagde eisen voldoet (al dan niet met behulp van de materiedeskundige) en
begeleidt de procedure van deze uitvraag. De beoordeling geschiedt conform de
beoordelingsmethodiek zoals beschreven in de volgende paragrafen.
Beoordelingsprocedure
Na sluitingsdatum van de Inschrijving volgt de opening van de Inschrijvingen. Alleen
Inschrijvingen die tijdig zijn binnengekomen worden getoetst op compleetheid en
voldoen aan de gestelde eisen. Indien de inschrijving niet compleet is, kan de
opdrachtgever besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er wordt getoetst concreet
op:
1. ‘Invulformulier ‘Uurtarief DOS-2026-0004877’ ingevuld conform de gestelde
eisen;
2. ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877 ingevuld conform de gestelde
eisen;
3. of de kandidaat volgens het Invulformulier Kwaliteit DOS-202........ voldoet
aan de in deze uitvraag geformuleerde eisen (Programma van Eisen);
4. de akkoordbevestiging op de uitvraagdocumenten;
(door op het aanbestedingsplatform bij deze documenten een vinkje te
zetten bij “akkoordbevestiging”, verklaart de inschrijver dat deze zonder
voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de voorliggende Uitvraag en
alle bijbehorende bijlagen).
De inschrijvingen worden parallel aan deze toetsing aangeboden aan de
materiedeskundigen in het beoordelingsteam. De materiedeskundigen beoordelen
vervolgens ieder individueel de kwaliteitscriteria.
Na de individuele beoordeling door iedere materiedeskundige wordt in een
gezamenlijke vergadering de onderlinge verschillen in beoordeling besproken. De
definitieve score per subgunningscriteria wordt in consensus bepaald.
De score voor het criterium Kwaliteit wordt opgeteld bij de score voor het Uurtarief. Dit
bepaalt de uiteindelijke totaalscore voor de inschrijvingen
De 3 hoogst scorende inschrijvingen worden uitgenodigd voor een Verificatiegesprek.
Zie voor meer informatie over de Verificatiegesprekken paragraaf 2.
Alle inschrijvers met een geldige inschrijving worden gelijktijdig geïnformeerd over de
relevante scores en over de winnende inschrijving.
1.4 Subgunningscriterium Kwaliteit
Invulformulier Kwaliteit
- totaal aantal te behalen punten: 80 punten
Kandidaat toont aan dat deze voldoet aan de eisen en wensen door het overleggen van
een ingevuld ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’. In het Invulformulier
Kwaliteit wordt per onderdeel een toelichting gevraagd.
Om het Invulformulier Kwaliteit te kunnen verifiëren en om te beoordelen of de
werkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd dient de kandidaat relevante
referenties in het onderdeel Format Referentie relevante werkervaring in te vullen.
PZH behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de
gegadigde de referentieopdracht te verifiëren bij één (1) of meerdere referenties. De
informatie die hierbij wordt gegeven wordt in de beoordeling meegenomen.
Om een score toe te kennen aan de sub-subgunningscriteria Kwaliteit wordt volgende
waardering aangehouden:
Subgunningscriteria Kwaliteit en Beoordelingscriteria:
G1:
De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde implementatieteam. De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast. Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk.
De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatieworkshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is pas afgerond na acceptatie door het O-team.
De migratiespecialist levert per migratie onder andere de volgende resultaten voor de bronomgevingen iDMS, SharePoint en fileshares:
•
• Pre-intake en intake fase:
• Transformatie en migratievoorbereiding:
• Migratie en schoning fase:
•
• Migratie van onderhanden werk naar M365 Teams;
• Migratie van te archiveren documenten naar CALS;
• Identificatie van te vernietigen documenten;
• Uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling;
• Afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
• Nazorg en verantwoording fase:
• Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek en de business rules.
Een migratie is succesvol afgerond wanneer:
•
• De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• De data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS;
• De metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende uitgangspunten;
• Het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.
Werkzaamheden
•
• Werkt nauw samen met het Business Implementatie team.
• Voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week offsets.
• Bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.
• Begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rondom de transformatie en verwerkt deze in de migratie.
• Configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de logging.
• Past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.
• Handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.
• Draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten, verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.
• Toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.
Functie-eisen:
G3.1 Minimaal een afgeronde HBO opleiding.
G3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of
informatiebeheer specialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of
inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie, waarvan
minimaal één (1) jaar binnen een (semi-)overheid instantie met meer dan 2000
medewerkers.
G3.3 Aantoonbare werkervaring met migratie-tooling voor documentmigraties.
G3.4 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met document
management systemen.
G3.5 Aantoonbare werkervaring binnen het toepassing van kwaliteits- en
compliance eisen voor documentigraties op basis van de laatste wetgevingen rond
informatiebeheer: Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001.
G3.6 Aantoonbare werkervaring met Agile werken.
Inschrijvingseisen (vorm)
I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’ In
het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het
aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld,
worden beoordeeld.
I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde
subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-
0004877’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel
pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde
maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde
maximum, niet meegenomen in de beoordeling;
I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde
Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ en apart bijgevoegd worden in
tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief;
Uitvoeringseisen
Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder
genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:
U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en
correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van
de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk
anders bepaald.
U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze
de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het
aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.
Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een
dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen
van het document ligt bij de inschrijver.
Uitgangspunten hierbij zijn:
PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg
voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document
Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b):
Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH
de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige
werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
proces (61 + 62 + 63) Solliciteer nu!