Documentalist Programma Duurzame Infra 24u/w
Volgnummer: 140005
Publicatiedatum: 22-10-2026
Locatie: UTRECHT
Standplaats: UTRECHT
Duur: 01-12-2026 - 01-12-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-10-2026
Opdrachtomschrijving: De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management)systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast omvat de opdracht het zorgen voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van de dossiers, het autoriseren van medewerkers, het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en het zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert. Hiermee verbetert de informatiehuishouding continu.
Taken:
•
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management)systeem.
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaardzoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers.
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld bij de afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen, conform het proces van LFB.
Doel van de opdracht
•
• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, en toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur).
Over de klant: Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is en voldoende en schoon water, en waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.
Functie-eisen:
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek). Solliciteer nu!
Duur: 01-12-2026 - 01-12-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-10-2026
Opdrachtomschrijving: De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management)systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast omvat de opdracht het zorgen voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van de dossiers, het autoriseren van medewerkers, het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en het zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert. Hiermee verbetert de informatiehuishouding continu.
Taken:
•
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management)systeem.
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaardzoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers.
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld bij de afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen, conform het proces van LFB.
Doel van de opdracht
•
• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, en toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur).
Over de klant: Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is en voldoende en schoon water, en waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.
Functie-eisen:
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek). Solliciteer nu!