Documentalist -Duurzame Infra 24u/w
Volgnummer: 139986
Publicatiedatum: 22-10-2026
Locatie: UTRECHT
Standplaats: UTRECHT
Duur: 01-12-2026 - 30-11-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-10-2026
Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist. Hybride werken wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald.
LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
•
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zo snel mogelijk een geschikte kandidaat aan.
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het cv dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• Een fee-onlyconstructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt een opzegtermijn van minimaal één maand.
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het cv in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij ‘woonplaats’ de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens en geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo zijn toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden. Zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken.
• Het is niet toegestaan om boven het maximale tarief aan te bieden. Kandidaten die boven het maximale tarief worden aangeboden, moeten wij afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts twee kandidaten aanbieden. Als één partij meerdere kandidaten aanbiedt, moeten wij alle kandidaten afwijzen.
• Stel alleen kandidaten voor die de Nederlandse taal beheersen.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het beheer van de archivering door (project)medewerkers in het documentmanagementsysteem. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
Daarnaast omvat de opdracht:
•
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan.
• Waarderen van de dossiers.
• Autoriseren van medewerkers.
• Geven van training en opleiding aan (project)medewerkers.
• Zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert. Hiermee verbetert de informatiehuishouding continu.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:
•
• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaardzoekvragen in het documentmanagementsysteem, naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij hun eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen, conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht
•
• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt, zoals ordening, waarderen en selecteren en het toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.
Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.
Meest essentiële competenties
•
• Analyseren en analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen).
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-onmentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
•
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn (weten wat er binnen de organisatie speelt).
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren (op zelfstandige wijze het eigen werk indelen en deadlines zonder stress halen).
• Zelfontwikkeling (leren van de omgeving en situaties, en dit toepassen op het werk).
• Zelfstandigheid (het werk zelfstandig kunnen uitvoeren, initiatief nemen om zaken te verbeteren en collega’s opzoeken wanneer dat nodig is).
Eisen
•
• Minimaal hbo-denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en het vakgebied digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen
•
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate waarin aan de genoemde competenties en vaardigheden wordt voldaan, toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of een mogelijk sollicitatiegesprek.
Functie-eisen:
De kandidaat moet minimaal HBO-denk- en werkniveau hebben en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
De kandidaat moet meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring hebben met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
De kandidaat moet ervaring met en kennis hebben van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
De kandidaat moet zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) is gewenst.
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is gewenst. Solliciteer nu!
Duur: 01-12-2026 - 30-11-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 26-10-2026
Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist. Hybride werken wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald.
LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
•
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zo snel mogelijk een geschikte kandidaat aan.
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het cv dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• Een fee-onlyconstructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt een opzegtermijn van minimaal één maand.
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het cv in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij ‘woonplaats’ de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens en geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo zijn toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden. Zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken.
• Het is niet toegestaan om boven het maximale tarief aan te bieden. Kandidaten die boven het maximale tarief worden aangeboden, moeten wij afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts twee kandidaten aanbieden. Als één partij meerdere kandidaten aanbiedt, moeten wij alle kandidaten afwijzen.
• Stel alleen kandidaten voor die de Nederlandse taal beheersen.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het beheer van de archivering door (project)medewerkers in het documentmanagementsysteem. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
Daarnaast omvat de opdracht:
•
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan.
• Waarderen van de dossiers.
• Autoriseren van medewerkers.
• Geven van training en opleiding aan (project)medewerkers.
• Zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert. Hiermee verbetert de informatiehuishouding continu.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:
•
• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaardzoekvragen in het documentmanagementsysteem, naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij hun eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen, conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht
•
• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt, zoals ordening, waarderen en selecteren en het toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.
Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.
Meest essentiële competenties
•
• Analyseren en analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen).
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-onmentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
•
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn (weten wat er binnen de organisatie speelt).
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren (op zelfstandige wijze het eigen werk indelen en deadlines zonder stress halen).
• Zelfontwikkeling (leren van de omgeving en situaties, en dit toepassen op het werk).
• Zelfstandigheid (het werk zelfstandig kunnen uitvoeren, initiatief nemen om zaken te verbeteren en collega’s opzoeken wanneer dat nodig is).
Eisen
•
• Minimaal hbo-denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en het vakgebied digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen
•
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate waarin aan de genoemde competenties en vaardigheden wordt voldaan, toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of een mogelijk sollicitatiegesprek.
Functie-eisen:
De kandidaat moet minimaal HBO-denk- en werkniveau hebben en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
De kandidaat moet meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring hebben met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
De kandidaat moet ervaring met en kennis hebben van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
De kandidaat moet zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) is gewenst.
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is gewenst. Solliciteer nu!