Projectsecretaris 36u/w
Volgnummer: 129763
Publicatiedatum: 02-07-2026
Locatie: ROTTERDAM
Standplaats: ROTTERDAM
Duur: 13-07-2026 - 12-07-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 06-07-2026
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris; LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat.
•
• Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden; kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager Projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen van acties en besluiten.
Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning c.q. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd. Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor:
•
• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
• Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie)overleggen en bijeenkomsten.
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
•
• organisatorische processen;
• informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
• voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.
Taken van de Projectsecretaris
•
• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande projectondersteunende werkzaamheden (administratief, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal en grammatica.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en fungeren als verbindende factor in het team.
• Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
• Opstellen en bijhouden van projectspecifieke documenten, zoals:
•
• vakantieplanning;
• organogram;
• checklist nieuwe medewerkers;
• etc.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen.
• Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.
Meest essentiële competenties / type persoon
Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen. Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie goed moet kunnen schakelen tussen opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Daarnaast ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken.
Competenties:
•
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief.
• Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen.
• Je werkt gestructureerd en georganiseerd.
• Je werkt goed zelfstandig en goed samen met een divers team.
• Detailgericht en accuraat.
• Proactief en oplossingsgericht.
• Flexibel en je kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
Eisen & wensen
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen, plus de mate waarin hieraan voldaan wordt, expliciet benoemd worden.
Eisen
•
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding).
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen.
Wensen
•
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (> € 200 miljoen).
Functie-eisen:
Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden.
Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding).
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen.
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail). Solliciteer nu!
Duur: 13-07-2026 - 12-07-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 06-07-2026
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris; LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat.
•
• Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden; kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager Projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen van acties en besluiten.
Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning c.q. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd. Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor:
•
• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
• Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie)overleggen en bijeenkomsten.
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
•
• organisatorische processen;
• informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
• voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.
Taken van de Projectsecretaris
•
• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande projectondersteunende werkzaamheden (administratief, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal en grammatica.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en fungeren als verbindende factor in het team.
• Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
• Opstellen en bijhouden van projectspecifieke documenten, zoals:
•
• vakantieplanning;
• organogram;
• checklist nieuwe medewerkers;
• etc.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen.
• Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.
Meest essentiële competenties / type persoon
Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen. Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie goed moet kunnen schakelen tussen opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Daarnaast ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken.
Competenties:
•
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief.
• Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen.
• Je werkt gestructureerd en georganiseerd.
• Je werkt goed zelfstandig en goed samen met een divers team.
• Detailgericht en accuraat.
• Proactief en oplossingsgericht.
• Flexibel en je kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
Eisen & wensen
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen, plus de mate waarin hieraan voldaan wordt, expliciet benoemd worden.
Eisen
•
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding).
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen.
Wensen
•
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (> € 200 miljoen).
Functie-eisen:
Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden.
Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding).
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen.
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail). Solliciteer nu!