Inzet capaciteit inrichting workflows 36u/w
Volgnummer: 102904
Publicatiedatum: 07-10-2025
Locatie: 'S-GRAVENHAGE
Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 10-11-2025 - 30-06-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-10-2025
Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem (DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten. Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht. Bij 4/15 Uitvraag DOS-2025-0004114 Vertrouwelijk deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.
Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen. Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: xxllnc Zaken en Notubiz. Beide systemen zijn overigens reeds binnen PZH beschikbaar en in gebruik. Daarom wordt nu capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de inrichting van deze platforms conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt.
Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 3 specialisten gedurende 5 maanden nodig zijn: 2 inrichters voor xxllnc Zaken en 1 inrichter voor Notubiz. Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).
Beschrijving procesondersteuning Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces)
Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages.
Besluiten (ondersteuning besluitenproces)
Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces, integratie met andere platformen is mager of handmatig.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de werkvoorraad.
Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe partij)
Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning), workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatieonafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.
Postverzending (uitgaande post verzenden)
Knelpunten: ontbreken van een betrouwbare verzendadministratie, inefficiënt gebruik van systemen en gebrek aan uniformiteit, handmatige controle op volledigheid.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: kunnen zien of een brief is verzonden, digitale track & check zodat verzonden brieven traceerbaar zijn, eenduidige werkwijze voor digitale en fysieke verzending, controle op adreskwaliteit en gegenereerde etiketten, beveiligde verzending voor vertrouwelijke brieven, koppeling aan dossiervorming.
Inkomende post (inkomende post scannen, metadateren en routeren)
Knelpunten: veel handmatige stappen, vertrouwelijke post vereist aparte verwerking, export naar dossier na het scannen is foutgevoelig en vergt specialistische kennis, beperkte automatische verrijking met metadata of OCR, gebrek aan overzicht bij routering.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: post automatisch toekennen aan proces, automatisch NAW-gegevens en kenmerken herkennen en toekennen, inzicht in routering.
Publicatie (van besluiten in het kader van de Woo)
Knelpunten: verweven met het besluitenproces, onduidelijke verantwoordelijkheden, verouderde weglaksoftware, samenvatting handmatig opstellen, handmatige metadatering.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatisch samenvatten en metadateren, toevoegen zienswijze in procesondersteuning en accordering en bewaking van termijnen.
Constructie van de uitvraag
Deze uitvraag betreft de verwerving van capaciteit vanuit één of meerdere partijen die capaciteit kunnen leveren aan PZH voor de inrichting van de procesondersteuning in xxllnc Zaken en Notubiz. Partijen kunnen capaciteit voor de inrichting van één van beide platforms aanbieden, of voor beide platforms. Het gaat hier dus om een reguliere inhuuropdracht waarbij het denkbaar is dat PZH voor elk van de gevraagde rollen een kandidaat van verschillende partijen aantrekt, en derhalve met meerdere partijen een overeenkomst zal afsluiten voor het afnemen van capaciteit.
Voor deze uitvraag dienen partijen een korte offerte in te dienen. Hierin wordt aantoonbaar gemaakt dat zij de juiste persoon of personen inzetten (CV’s, maximaal drie per rol), dat zij de uitvraag en achterliggende opdracht goed begrijpen en dat zij als partij over aantoonbare ervaring beschikken met het inrichten van een of beide platforms.
We zoeken kandidaten die de inrichting van bovengenoemde werkpakketten kunnen realiseren (grotendeels in xxllnc Zaken, en voor het resterend deel in Notubiz). Zoals eerder aangegeven denken we daarbij aan de volgende inzet: 2 kandidaten met de gevraagde kennis en ervaring met xxllnc Zaken en 1 kandidaat met de gevraagde kennis en ervaring met Notubiz. Kandidaten die kennis en ervaring hebben met beide platforms kunnen vanzelfsprekend ook worden aangeboden.
Dit krijgt vorm middels de onderstaande rollen:
• Senior inrichtingsspecialist xxllncc Zaken
• Spilfunctie die oog heeft voor de bestaande inrichtingen en producten op een of beide platforms zoals deze binnen PZH in gebruik zijn
• Zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de gevraagde inrichting, en maakt zich deze bestaande omgeving snel eigen
• Treedt aansturend en coordinerend op richting de andere inrichter(s)
• Is adviserend op gebied van inrichtingskeuzes
• Draagt ook bij aan de inrichting
• Coördineert testwerkzaamheden op basis van een gestructureerde testmethodiek
• Coördineert de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enable-U)
• Medior inrichter xxllnc Zaken
• Inrichten en configureren van zaaktypen in xxllnc
• Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
• Documentatie en overdracht aan interne teams
• Inrichter Notubiz
• Inrichten en configureren van besluitvorming in NotuBi
• Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
• Documentatie en overdracht aan interne teams
Programma van Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat:
Door het indienen van een inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met alle hieronder genoemde eisen;
• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is in principe gedurende de periode van 10 november 2025 tot 30 juni 2026 beschikbaar voor 32-36 uren per week voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 10 november 2025 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
• Eis 2 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van elke kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’ en toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. NOOT: apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in de beoordeling.
• Eis 3 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;
• Eis 4 Vormvereiste Uurtarief: Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ wordt ingevuld en apart bijgevoegd in tabblad “aanmelding” op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief.
• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt in het ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ minimaal € 90,- en maximaal € 125,- exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’ blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat (voor elk van de drie opgenomen rollen) aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over:
• Eis 6.1 Minimaal een aantoonbaar behaald relevante HBO-diploma of aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau;
• Eis 6.2 Aantoonbare werkervaring met het inrichten van processen op minimaal één (1) van beide platformen (xxllnc Zaken / Notubiz);
• Eis 6.3 Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;
• Eis 6.4 Praktische ervaring met het werken in scrum/agile teams tijdens inrichtingstrajecten. Solliciteer nu!
Duur: 10-11-2025 - 30-06-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 21-10-2025
Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem (DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten. Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht. Bij 4/15 Uitvraag DOS-2025-0004114 Vertrouwelijk deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.
Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen. Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: xxllnc Zaken en Notubiz. Beide systemen zijn overigens reeds binnen PZH beschikbaar en in gebruik. Daarom wordt nu capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de inrichting van deze platforms conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt.
Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 3 specialisten gedurende 5 maanden nodig zijn: 2 inrichters voor xxllnc Zaken en 1 inrichter voor Notubiz. Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).
Beschrijving procesondersteuning Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces)
Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages.
Besluiten (ondersteuning besluitenproces)
Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces, integratie met andere platformen is mager of handmatig.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de werkvoorraad.
Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe partij)
Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning), workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatieonafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.
Postverzending (uitgaande post verzenden)
Knelpunten: ontbreken van een betrouwbare verzendadministratie, inefficiënt gebruik van systemen en gebrek aan uniformiteit, handmatige controle op volledigheid.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: kunnen zien of een brief is verzonden, digitale track & check zodat verzonden brieven traceerbaar zijn, eenduidige werkwijze voor digitale en fysieke verzending, controle op adreskwaliteit en gegenereerde etiketten, beveiligde verzending voor vertrouwelijke brieven, koppeling aan dossiervorming.
Inkomende post (inkomende post scannen, metadateren en routeren)
Knelpunten: veel handmatige stappen, vertrouwelijke post vereist aparte verwerking, export naar dossier na het scannen is foutgevoelig en vergt specialistische kennis, beperkte automatische verrijking met metadata of OCR, gebrek aan overzicht bij routering.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: post automatisch toekennen aan proces, automatisch NAW-gegevens en kenmerken herkennen en toekennen, inzicht in routering.
Publicatie (van besluiten in het kader van de Woo)
Knelpunten: verweven met het besluitenproces, onduidelijke verantwoordelijkheden, verouderde weglaksoftware, samenvatting handmatig opstellen, handmatige metadatering.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatisch samenvatten en metadateren, toevoegen zienswijze in procesondersteuning en accordering en bewaking van termijnen.
Constructie van de uitvraag
Deze uitvraag betreft de verwerving van capaciteit vanuit één of meerdere partijen die capaciteit kunnen leveren aan PZH voor de inrichting van de procesondersteuning in xxllnc Zaken en Notubiz. Partijen kunnen capaciteit voor de inrichting van één van beide platforms aanbieden, of voor beide platforms. Het gaat hier dus om een reguliere inhuuropdracht waarbij het denkbaar is dat PZH voor elk van de gevraagde rollen een kandidaat van verschillende partijen aantrekt, en derhalve met meerdere partijen een overeenkomst zal afsluiten voor het afnemen van capaciteit.
Voor deze uitvraag dienen partijen een korte offerte in te dienen. Hierin wordt aantoonbaar gemaakt dat zij de juiste persoon of personen inzetten (CV’s, maximaal drie per rol), dat zij de uitvraag en achterliggende opdracht goed begrijpen en dat zij als partij over aantoonbare ervaring beschikken met het inrichten van een of beide platforms.
We zoeken kandidaten die de inrichting van bovengenoemde werkpakketten kunnen realiseren (grotendeels in xxllnc Zaken, en voor het resterend deel in Notubiz). Zoals eerder aangegeven denken we daarbij aan de volgende inzet: 2 kandidaten met de gevraagde kennis en ervaring met xxllnc Zaken en 1 kandidaat met de gevraagde kennis en ervaring met Notubiz. Kandidaten die kennis en ervaring hebben met beide platforms kunnen vanzelfsprekend ook worden aangeboden.
Dit krijgt vorm middels de onderstaande rollen:
• Senior inrichtingsspecialist xxllncc Zaken
• Spilfunctie die oog heeft voor de bestaande inrichtingen en producten op een of beide platforms zoals deze binnen PZH in gebruik zijn
• Zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de gevraagde inrichting, en maakt zich deze bestaande omgeving snel eigen
• Treedt aansturend en coordinerend op richting de andere inrichter(s)
• Is adviserend op gebied van inrichtingskeuzes
• Draagt ook bij aan de inrichting
• Coördineert testwerkzaamheden op basis van een gestructureerde testmethodiek
• Coördineert de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enable-U)
• Medior inrichter xxllnc Zaken
• Inrichten en configureren van zaaktypen in xxllnc
• Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
• Documentatie en overdracht aan interne teams
• Inrichter Notubiz
• Inrichten en configureren van besluitvorming in NotuBi
• Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
• Documentatie en overdracht aan interne teams
Programma van Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat:
Door het indienen van een inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met alle hieronder genoemde eisen;
• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is in principe gedurende de periode van 10 november 2025 tot 30 juni 2026 beschikbaar voor 32-36 uren per week voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 10 november 2025 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
• Eis 2 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van elke kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’ en toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. NOOT: apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in de beoordeling.
• Eis 3 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;
• Eis 4 Vormvereiste Uurtarief: Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ wordt ingevuld en apart bijgevoegd in tabblad “aanmelding” op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief.
• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt in het ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ minimaal € 90,- en maximaal € 125,- exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’ blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat (voor elk van de drie opgenomen rollen) aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over:
• Eis 6.1 Minimaal een aantoonbaar behaald relevante HBO-diploma of aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau;
• Eis 6.2 Aantoonbare werkervaring met het inrichten van processen op minimaal één (1) van beide platformen (xxllnc Zaken / Notubiz);
• Eis 6.3 Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;
• Eis 6.4 Praktische ervaring met het werken in scrum/agile teams tijdens inrichtingstrajecten. Solliciteer nu!